System magazynowo-sprzedażowy dla sieci sklepów

Technologie: Laravel 12, React, React Native (Expo), Electron, PostgreSQL, Docker

Wdrożenie dedykowanego systemu magazynowo-sprzedażowego, który zastąpił Excele i ręczne przepisywanie stanów – jedno źródło prawdy dla magazynu centralnego i wszystkich punktów sprzedaży, z aplikacją webową, mobilną i desktopową działającą na tym samym API.

Liczby projektu

• 3 platformy – web, mobile (iOS/Android), desktop (Windows/macOS) w pełnym parytecie
• 1 API – jedno REST API /api/v1 obsługuje wszystkie trzy aplikacje
• 100% operacji punktu sprzedaży objętych systemem – od przyjęcia dostawy po paragon
• Offline – sprzedaż działa bez internetu, dane synchronizują się po powrocie sieci

Wyzwanie

Firma odzieżowa prowadząca magazyn centralny i sieć punktów sprzedaży zarządzała towarem w arkuszach kalkulacyjnych i papierowych zestawieniach. Stany magazynowe w punktach rozjeżdżały się ze stanem faktycznym, zamówienia towaru z punktów do magazynu chodziły telefonicznie i mailowo, a sprzedaż internetowa (PrestaShop) była osobnym, ręcznie aktualizowanym światem.

Problemy, które klient zgłosił na starcie:

• Rozjazd stanów – ten sam towar „istniał" w Excelu i nie istniał na półce; brak kontroli nad tym, kto i kiedy zmienił stan.
• Zamówienia towaru bez obiegu – punkt prosił o towar telefonicznie, magazyn nie miał kolejki ani historii decyzji.
• Podwójna praca przy e-commerce – każdą zmianę ceny i stanu trzeba było wprowadzić drugi raz w sklepie internetowym.
• Dokumenty poza systemem – faktury VAT i etykiety kurierskie wystawiane ręcznie, w oderwaniu od sprzedaży.
• Brak ograniczeń per punkt – każdy widział wszystko, nie było ról ani zakresu danych.
• Zero danych do decyzji – żadnego raportu dziennego, żadnej analizy sprzedaży.

Przed i po

Rozwiązanie

Zbudowaliśmy dedykowany system w architekturze Laravel + React, gdzie backend od pierwszego dnia jest czystym REST API. Dzięki temu ta sama logika biznesowa obsługuje aplikację webową, mobilną i desktopową – bez duplikowania kodu i bez rozjazdu zachowań między platformami.

Architektura systemu

1. Warstwa API (Laravel 12, PostgreSQL) – logika biznesowa w serwisach domenowych, operacje na stanach wyłącznie przez lockowany StockService (brak oversell, brak stanu ujemnego), soft delete i audit log na każdej istotnej operacji.
2. Warstwa operacyjna (web, React + TypeScript) – katalog, magazyn, zamówienia towaru, sprzedaż ze skanerem, kasa, dokumenty i raporty.
3. Warstwa mobilna (React Native / Expo) – pełny parytet z webem plus tryb offline: kolejka operacji w lokalnej bazie SQLite i synchronizacja po odzyskaniu sieci.
4. Warstwa stanowiska (Electron) – ta sama aplikacja web jako renderer, plus obsługa sprzętu (skaner kodów jako HID, drukarka etykiet), tryb offline i wymuszona aktualizacja.
5. Warstwa integracji – PrestaShop, Fakturownia, InPost, GUS/VIES i kursy NBP, z logiem każdego wywołania i testem połączenia w panelu administratora.

Bezpieczeństwo jako fundament, nie dodatek

Model uprawnień był projektowany razem ze schematem bazy, a nie doklejany później:

• Role hierarchiczne – administrator, kierownik magazynu, kierownik punktu, kasjer, obsługa; każda wyższa rola zawiera uprawnienia niższych.
• Scoping danych per punkt egzekwowany po stronie serwera – punkt nie widzi i nie może zmienić danych innego punktu, niezależnie od tego, co wyśle klient.
• Audit log i soft delete – każde usunięcie jest odwracalne i wiadomo, kto je wykonał.
• Pieniądze liczone wyłącznie na serwerze – ceny, rabaty i VAT nigdy nie pochodzą z aplikacji klienckiej.

Proces wdrożenia

Projekt realizowany przyrostowo, w 6 etapach – każdy kończył się działającą, demonstrowalną wersją i tygodniem testów po stronie klienta.

1. Etap 1 – fundament operacyjny. Role i uprawnienia, magazyn centralny i magazyny punktów, katalog (kategorie, atrybuty, cechy, warianty), stany, zamówienia towaru, sprzedaż ze skanowaniem kodów, raport dzienny.
2. Etap 2 – rozszerzenia. Import OCR dokumentów, obsługa skaz i reklamacji ze zdjęciami, druk etykiet z kodami kreskowymi, kasa dzienna, waluty wg kursu NBP.
3. Etap 3 – integracje. PrestaShop (katalog, ceny, stany, kategorie, rozmiary), Fakturownia (faktury VAT), InPost (przesyłki i etykiety), GUS (dane kontrahenta).
4. Etap 4 – aplikacja mobilna. Skanowanie, stany, odbiór zamówień, zgłoszenia skaz; UI zaprojektowane pod obsługę jedną ręką.
5. Etap 5 – pełny parytet mobilny. Sprzedaż, faktury, raporty i tryb offline.
6. Etap 6 – aplikacja desktopowa. Electron, obsługa sprzętu stanowiska, tryb offline i wymuszona aktualizacja wersji.

Wyzwania przed wdrożeniem systemu magazynowo-sprzedażowego

W sieci sklepów odzieżowych koszt braku danych jest natychmiastowy: towar, którego „nie ma w systemie", nie sprzedaje się, a towar, który jest w systemie, ale nie na półce, generuje anulowane zamówienia internetowe. Arkusze kalkulacyjne radzą sobie do momentu, w którym punktów jest więcej niż jeden, a asortyment ma warianty rozmiarowe i kolorystyczne – wtedy liczba kombinacji rośnie szybciej niż zdolność do ręcznego ich pilnowania.

Drugim progiem jest sprzedaż wielokanałowa. Dopóki sklep internetowy jest utrzymywany osobno, każda operacja wykonywana jest dwa razy – i prędzej czy później jedna z nich zostaje pominięta.

Jak działa dedykowany system do zarządzania magazynem i sprzedażą

• Kasjer – skanuje kod, dodaje do koszyka, wybiera walutę i formę płatności (również płatność dzielona: gotówka + karta + przelew), wystawia paragon albo fakturę VAT i – jeśli to wysyłka – od razu tworzy przesyłkę InPost z etykietą.
• Kierownik punktu – otwiera i zamyka zmianę kasową, pilnuje bilansu i różnicy, zamawia towar z magazynu centralnego, zgłasza skazy i reklamacje ze zdjęciami.
• Kierownik magazynu – obsługuje kolejkę zamówień z punktów, przyjmuje dostawy, prowadzi katalog i zarządza stanami magazynu centralnego.
• Administrator – konfiguruje integracje, role, punkty i ustawienia obiegu akceptacji, ma wgląd w audit log i logi wywołań integracji.

Pełna kontrola nad towarem i sprzedażą bez dzwonienia po punktach.

Zakres wdrożenia i integracje

• PrestaShop – synchronizacja produktów, cen, stanów, kategorii i rozmiarów; aplikacja jest źródłem prawdy, sklep internetowy miejscem sprzedaży.
• Fakturownia – automatyczne faktury VAT, korekty, serie numeracji per punkt.
• InPost – przesyłki paczkomatowe i kurierskie z etykietą generowaną z poziomu sprzedaży.
• GUS / VIES – pobieranie i weryfikacja danych kontrahenta po NIP.
• NBP – kursy walut dla sprzedaży w EUR i USD.
• Sprzęt stanowiska – skaner kodów kreskowych i drukarka etykiet (konfiguracja per punkt).

Efekty biznesowe po wdrożeniu

Eliminacja podwójnego wprowadzania danych zdjęła z pracowników godziny pracy tygodniowo i usunęła całą klasę błędów wynikających z przepisywania. Stany są spójne między punktami, magazynem centralnym i sklepem internetowym, bo zmienia je jeden mechanizm. Dokumenty sprzedażowe powstają w tym samym kroku co sprzedaż, więc nie ma zaległości na koniec dnia. Kierownictwo dostało raport dzienny i analitykę (trend sprzedaży, dni tygodnia, top produkty) zamiast zbierania danych na żądanie.

Dlaczego firma wybrała dedykowane oprogramowanie zamiast gotowego systemu

• Specyfika procesu – obieg towaru między magazynem centralnym a punktami, skazy, reklamacje B2B i przyjęcia dostaw działają u tego klienta inaczej niż w gotowych ERP; dopasowanie systemu do procesu było tańsze niż dopasowanie firmy do systemu.
• Jedno API, trzy aplikacje – gotowe rozwiązania rzadko dają spójny parytet weba, aplikacji mobilnej i stanowiska desktopowego z trybem offline.
• Pełna kontrola nad rozwojem – kolejne etapy powstają w tempie klienta, bez czekania na roadmapę dostawcy i bez opłat za użytkownika.

Rezultaty

• Jedno źródło prawdy o stanach dla magazynu centralnego, wszystkich punktów i sklepu internetowego
• Eliminacja podwójnego wprowadzania danych i całej klasy błędów z przepisywania
• Sprzedaż i dokumenty (paragon, faktura VAT, etykieta przesyłki) w jednym kroku
• Pełna kontrola dostępu – role hierarchiczne i zakres danych per punkt sprzedaży
• Praca bez przerw także przy utracie internetu dzięki trybowi offline
• Raport dzienny, rozliczenie kasy i analityka sprzedaży dostępne od ręki
• Odwracalność i rozliczalność operacji – soft delete oraz audit log

Funkcjonalności

• Katalog produktów z wariantami, atrybutami, cechami i kodami kreskowymi
• Magazyn centralny i magazyny punktów – korekty, transfery, przyjęcia dostaw
• Zamówienia towaru w obiegu punkt → magazyn lub zakup od producenta
• Sprzedaż ze skanerem: koszyk, paragony, płatność dzielona, waluty PLN/EUR/USD
• Faktury VAT (Fakturownia + lookup GUS) i przesyłki InPost z etykietą
• Kasa dzienna per punkt – otwarcie, zamknięcie, wpłaty i wypłaty, bilans i różnica
• Skazy i reklamacje B2B ze zdjęciami i kolejką akceptacji
• Import OCR – dodanie produktów lub zamówienia ze zdjęcia dokumentu
• Druk etykiet z kodami kreskowymi (drukarka konfigurowana per punkt)
• Raport dzienny i analityka z wykresami
• Integracje z PrestaShop, Fakturownią, InPost i GUS z logiem wywołań
• Aplikacja mobilna i desktopowa z trybem offline i synchronizacją
• Pełna dwujęzyczność interfejsu i komunikatów API (PL/EN), gotowa na kolejne języki

Potrzebujesz podobnego rozwiązania?

Jeśli Twoja firma prowadzi magazyn i sprzedaż w wielu punktach, a dane nadal żyją w arkuszach – opowiedz nam o swoim procesie. Zaprojektujemy system pod niego, a nie odwrotnie.

Pełny opis wdrożenia wraz z architekturą i etapami znajdziesz w case study systemu magazynowo-sprzedażowego. Zobacz też, jak wyglądał dedykowany system do zarządzania produkcją oraz inne nasze realizacje.