Dedykowany system magazynowo-sprzedażowy dla sieci sklepów odzieżowych - case study
Wdrożenie dedykowanego systemu magazynowo-sprzedażowego, który zastąpił Excele i ręczne przepisywanie stanów - jedno źródło prawdy dla magazynu centralnego i wszystkich punktów sprzedaży, z aplikacją webową, mobilną i desktopową działającą na tym samym API.
Wyzwanie
Firma odzieżowa prowadząca magazyn centralny i sieć punktów sprzedaży zarządzała towarem w arkuszach kalkulacyjnych i papierowych zestawieniach. Stany magazynowe w punktach rozjeżdżały się ze stanem faktycznym - ten sam towar istniał w Excelu i nie istniał na półce, a nikt nie wiedział, kto i kiedy zmienił stan. Zamówienia towaru z punktów do magazynu chodziły telefonicznie i mailowo, bez kolejki i historii decyzji. Sprzedaż internetowa w PrestaShop była osobnym, ręcznie aktualizowanym światem - każdą zmianę ceny i stanu trzeba było wprowadzić drugi raz. Faktury VAT i etykiety kurierskie wystawiano ręcznie, w oderwaniu od sprzedaży. Każdy pracownik widział wszystko, bo nie było ról ani zakresu danych per punkt, a kierownictwo nie miało żadnego raportu dziennego ani analizy sprzedaży.
Przed i po wdrożeniu
Przed
Excel i papierowe zestawienia
Po
Jedno źródło prawdy dla wszystkich punktów
Przed
Ręczne przepisywanie stanów
Po
Stany schodzą automatycznie przy sprzedaży
Przed
Zamówienia towaru telefonicznie
Po
Obieg punkt -> magazyn ze statusami i historią
Przed
PrestaShop aktualizowany osobno
Po
Automatyczna synchronizacja katalogu i stanów
Przed
Faktury i etykiety wystawiane ręcznie
Po
Faktura VAT i przesyłka InPost z poziomu sprzedaży
Przed
Każdy widzi wszystko
Po
Role hierarchiczne + zakres danych per punkt
Przed
Brak raportów
Po
Raport dzienny, kasa i analityka z wykresami
Przed
Praca tylko przy komputerze
Po
Web, telefon i stanowisko desktopowe - ten sam zakres
Rozwiązanie
Zbudowaliśmy dedykowany system w architekturze Laravel + React, gdzie backend od pierwszego dnia jest czystym REST API. Dzięki temu ta sama logika biznesowa obsługuje aplikację webową, mobilną i desktopową - bez duplikowania kodu i bez rozjazdu zachowań między platformami. Operacje na stanach przechodzą wyłącznie przez lockowany serwis magazynowy (brak oversellu, brak stanu ujemnego), a każda istotna operacja trafia do audit logu i jest odwracalna dzięki soft delete. Model uprawnień projektowaliśmy razem ze schematem bazy: role hierarchiczne (administrator, kierownik magazynu, kierownik punktu, kasjer, obsługa), zakres danych per punkt egzekwowany po stronie serwera i pieniądze liczone wyłącznie na backendzie - ceny, rabaty i VAT nigdy nie pochodzą z aplikacji klienckiej. Aplikacja mobilna i desktopowa działają w trybie offline z kolejką operacji i synchronizacją po odzyskaniu sieci.
Architektura systemu
Warstwa API
Laravel 12 i PostgreSQL - logika biznesowa w serwisach domenowych, lockowane operacje na stanach, soft delete i audit log
Warstwa operacyjna
Aplikacja web (React + TypeScript) - katalog, magazyn, zamówienia towaru, sprzedaż ze skanerem, kasa, dokumenty i raporty
Warstwa mobilna i stanowiska
React Native (Expo) i Electron - pełny parytet z webem, tryb offline z lokalną kolejką operacji, obsługa skanera i drukarki etykiet
Warstwa integracji
PrestaShop, Fakturownia, InPost, GUS/VIES i kursy NBP - z logiem każdego wywołania i testem połączenia w panelu administratora
Proces wdrożenia
Fundament operacyjny
Role i uprawnienia, magazyn centralny i magazyny punktów, katalog z wariantami, stany, zamówienia towaru, sprzedaż ze skanowaniem kodów i raport dzienny
Rozszerzenia
Import OCR dokumentów, obsługa skaz i reklamacji ze zdjęciami, druk etykiet z kodami kreskowymi, kasa dzienna, waluty wg kursu NBP
Integracje
PrestaShop (katalog, ceny, stany, kategorie, rozmiary), Fakturownia (faktury VAT), InPost (przesyłki i etykiety), GUS (dane kontrahenta)
Aplikacja mobilna
Skanowanie, stany, odbiór zamówień, zgłoszenia skaz - UI zaprojektowane pod obsługę jedną ręką
Pełny parytet mobilny
Sprzedaż, faktury, raporty i tryb offline w aplikacji mobilnej
Aplikacja desktopowa
Electron, obsługa sprzętu stanowiska (skaner HID, drukarka etykiet), tryb offline i wymuszona aktualizacja wersji
Wyzwania przed wdrożeniem systemu magazynowo-sprzedażowego
W sieci sklepów odzieżowych koszt braku danych jest natychmiastowy: towar, którego nie ma w systemie, nie sprzedaje się, a towar, który jest w systemie, ale nie na półce, generuje anulowane zamówienia internetowe. Arkusze kalkulacyjne radzą sobie do momentu, w którym punktów jest więcej niż jeden, a asortyment ma warianty rozmiarowe i kolorystyczne - wtedy liczba kombinacji rośnie szybciej niż zdolność do ręcznego ich pilnowania. Drugim progiem jest sprzedaż wielokanałowa. Dopóki sklep internetowy jest utrzymywany osobno, każda operacja wykonywana jest dwa razy - i prędzej czy później jedna z nich zostaje pominięta.
Jak działa dedykowany system do zarządzania magazynem i sprzedażą
Kasjer skanuje kod, dodaje produkt do koszyka, wybiera walutę i formę płatności (również płatność dzielona: gotówka + karta + przelew), wystawia paragon albo fakturę VAT i - jeśli to wysyłka - od razu tworzy przesyłkę InPost z etykietą. Kierownik punktu otwiera i zamyka zmianę kasową, pilnuje bilansu i różnicy, zamawia towar z magazynu centralnego, zgłasza skazy i reklamacje ze zdjęciami. Kierownik magazynu obsługuje kolejkę zamówień z punktów, przyjmuje dostawy, prowadzi katalog i zarządza stanami magazynu centralnego. Administrator konfiguruje integracje, role, punkty i ustawienia obiegu akceptacji, ma wgląd w audit log i logi wywołań integracji. Pełna kontrola nad towarem i sprzedażą bez dzwonienia po punktach.
Zakres wdrożenia i integracje
PrestaShop - synchronizacja produktów, cen, stanów, kategorii i rozmiarów; aplikacja jest źródłem prawdy, sklep internetowy miejscem sprzedaży. Fakturownia - automatyczne faktury VAT, korekty, serie numeracji per punkt. InPost - przesyłki paczkomatowe i kurierskie z etykietą generowaną z poziomu sprzedaży. GUS / VIES - pobieranie i weryfikacja danych kontrahenta po NIP. NBP - kursy walut dla sprzedaży w EUR i USD. Sprzęt stanowiska - skaner kodów kreskowych i drukarka etykiet, konfigurowane per punkt. Każde wywołanie integracji jest logowane, a administrator może przetestować połączenie bezpośrednio z panelu.
Efekty biznesowe po wdrożeniu
Eliminacja podwójnego wprowadzania danych zdjęła z pracowników godziny pracy tygodniowo i usunęła całą klasę błędów wynikających z przepisywania. Stany są spójne między punktami, magazynem centralnym i sklepem internetowym, bo zmienia je jeden mechanizm. Dokumenty sprzedażowe powstają w tym samym kroku co sprzedaż, więc nie ma zaległości na koniec dnia. Kierownictwo dostało raport dzienny i analitykę (trend sprzedaży, dni tygodnia, top produkty) zamiast zbierania danych na żądanie.
Dlaczego firma wybrała dedykowane oprogramowanie zamiast gotowego systemu
Klient wybrał dedykowany system z trzech powodów. Specyfika procesu - obieg towaru między magazynem centralnym a punktami, skazy, reklamacje B2B i przyjęcia dostaw działają u tego klienta inaczej niż w gotowych ERP; dopasowanie systemu do procesu było tańsze niż dopasowanie firmy do systemu. Jedno API, trzy aplikacje - gotowe rozwiązania rzadko dają spójny parytet weba, mobile i stanowiska desktopowego z trybem offline. Pełna kontrola nad rozwojem - kolejne etapy powstają w tempie klienta, bez czekania na roadmapę dostawcy i bez opłat za użytkownika.
Rezultaty
- Jedno źródło prawdy o stanach dla magazynu centralnego, wszystkich punktów i sklepu internetowego
- Eliminacja podwójnego wprowadzania danych i całej klasy błędów z przepisywania
- Sprzedaż i dokumenty (paragon, faktura VAT, etykieta przesyłki) w jednym kroku
- Pełna kontrola dostępu - role hierarchiczne i zakres danych per punkt sprzedaży
- Praca bez przerw także przy utracie internetu dzięki trybowi offline
- Raport dzienny, rozliczenie kasy i analityka sprzedaży dostępne od ręki
- Odwracalność i rozliczalność operacji - soft delete oraz audit log
Funkcjonalności
- Katalog produktów z wariantami, atrybutami, cechami i kodami kreskowymi
- Magazyn centralny i magazyny punktów - korekty, transfery, przyjęcia dostaw
- Zamówienia towaru w obiegu punkt -> magazyn lub zakup od producenta
- Sprzedaż ze skanerem: koszyk, paragony, płatność dzielona, waluty PLN/EUR/USD
- Faktury VAT (Fakturownia + lookup GUS) i przesyłki InPost z etykietą
- Kasa dzienna per punkt - otwarcie, zamknięcie, wpłaty i wypłaty, bilans i różnica
- Skazy i reklamacje B2B ze zdjęciami i kolejką akceptacji
- Import OCR - dodanie produktów lub zamówienia ze zdjęcia dokumentu
- Druk etykiet z kodami kreskowymi (drukarka konfigurowana per punkt)
- Raport dzienny i analityka z wykresami
- Integracje z PrestaShop, Fakturownią, InPost i GUS z logiem wywołań
- Aplikacja mobilna i desktopowa z trybem offline i synchronizacją
- Pełna dwujęzyczność interfejsu i komunikatów API (PL/EN), gotowa na kolejne języki
Stack technologiczny
Potrzebujesz podobnego rozwiązania?
Jeśli Twoja firma prowadzi magazyn i sprzedaż w wielu punktach, a dane nadal żyją w arkuszach - opowiedz nam o swoim procesie. Zaprojektujemy system pod niego, a nie odwrotnie.
Skontaktuj się z nami